Bij Astro begrijpen we dat het niet altijd makkelijk is om het overzicht te bewaren van welke documenten je al hebt doorgestuurd en welke niet. Daarom bieden we je een handige tool om eventuele ontbrekende documenten snel en efficiënt op te sporen en aan te pakken. Dit artikel leid je door het proces en de acties die je kunt ondernemen om je boekhouding altijd up-to-date te houden.
Inzicht in ontbrekende documenten
💡 Hoe het werkt: Ons systeem koppelt automatisch documenten aan je digitale bankafschriften. Wanneer een betaling geen gekoppeld document heeft, verschijnt deze in je overzicht van ontbrekende documenten. Dit is jouw signaal om actie te ondernemen.
🚨 Let op: Het overzicht van ontbrekende documenten is een krachtige tool, maar kan soms achterlopen door niet bijgewerkte bankafschriften of haperingen in de automatische herkenning.
Acties voor ontbrekende documenten
Als klant heb je drie mogelijke acties om het probleem van ontbrekende documenten aan te pakken:
Document al doorgestuurd: Als je ervan overtuigd bent dat je het document al hebt doorgestuurd, laat ons dit weten.
Document uploaden: Heb je het document bij de hand? Upload het direct via ons platform.
Geen document beschikbaar: Ben je het document verloren of is er helemaal geen document zoals bij je loon of je huur, kan je dit hier aangeven.
🚨 Opgelet: Als je een document verloren bent:
Kan je de btw hierop niet recupereren
Kunnen hier vragen over komen bij een eventuele fiscale controle. Je probeert dit best te vermijden in de toekomst.
Wat wij van jou verwachten
Om de boekhouding zo soepel mogelijk te laten verlopen, vragen wij het volgende van jou:
Digitaal doorsturen: Zorg ervoor dat je alle documenten elektronisch aanlevert via ons platform.
Tijdige doorsturen: We streven ernaar dat je elk document binnen enkele dagen na ontvangst of verzending aanlevert. Dit helpt om je dossier up-to-date en accuraat te houden.
Hoe ontbrekende documenten aanleveren
Volg deze stappen om ontbrekende documenten aan te leveren of acties te ondernemen:
Inloggen: Ga naar het Astro platform
Navigeer naar ontbrekende documenten: Vind snel welke documenten je nog niet hebt doorgestuurd.
Kies je actie: Document al doorgestuurd, document uploaden of geen document beschikbaar.
Veelgestelde vragen
Waarom staat een document dat al geüpload is bij mijn ontbrekende documenten?
Dit zijn de meest voorkomende oorzaken:
We ontvangen je bankafschrift altijd maar een dag later. Hierdoor zie je niet meteen je betaling op ons platform.
Ons systeem probeert automatisch je factuur te koppelen aan een betaling. Dit zal moeilijker gaan als je:
een nieuwe leverancier/klant hebt
een factuur in cash hebt betaald
een nieuwe klant bent. Onze automatische herkenning leert van je bankafschriften, maar dit kost tijd.
Een factuur die je upload moet nagekeken worden door een accountant voordat we de factuur kunnen matchen met je betaling via je bankafschrift. Dit duurt soms een tijdje.
Tip: Ben je zeker dat je een document al hebt aangeleverd? Gebruik dan de actie: "document al doorgestuurd" om dat te laten weten aan je accountant.
Als je veel particuliere klanten hebt en ons een maandelijks overzicht doorstuurt van je ontvangsten, dan zal je voor al die particulieren een 'ontbrekend' document hebben tot zolang we je maandelijks overzicht gekoppeld hebben met deze particuliere ontvangsten.
Werkt dit ook voor betalingen met kredietkaarten?
Neen, kredietkaart betalingen zullen niet in ontbrekende documenten komen. De afschriften van je kredietkaart moet je nog individueel aanleveren bij 'Documenten aanleveren'. Ontbrekende documenten die gelinkt zijn aan een betaling met je kredietkaart, komen dus niet in dit overzicht.
Wat als ik geen document ontvang voor sommige betalingen?
Voor sommige betalingen moet je geen document aanleveren. Bijvoorbeeld voor:
je loon als bestuurder; of
De huur die je betaalt voor je thuiskantoor; of
voor sommige verzekeringen waar je enkel een betalingsverzoek voor krijgt en geen ander document
Deze betalingen proberen we zo goed mogelijk automatisch te herkennen, maar dat lukt niet altijd. Deze mag je negeren in het overzicht en zullen hier door onze accountants uitgehaald worden.
Hulp Nodig?
Loop je vast of heb je vragen over het aanleveren van ontbrekende documenten? Ons team staat klaar om je te ondersteunen. Neem contact op via het platform, en we helpen je graag verder.