Om je boekhouding efficiënt en nauwkeurig te kunnen bijhouden, is het van groot belang dat je als klant je documenten tijdig en op de juiste manier aanlevert. Dit artikel biedt een overzicht van wat we van jou verwachten, veel voorkomende fouten, en de mogelijke gevolgen van het niet naleven van deze richtlijnen.
Waarom is tijdig aanleveren van documenten belangrijk?
Een goede boekhouding is essentieel voor het goed functioneren van je onderneming. Door je documenten tijdig aan te leveren, kunnen wij:
Accurate financiële overzichten opstellen.
Belastingaangiften tijdig indienen.
Vertragingen in je administratieve processen voorkomen.
Een vlotte administratie bespaart tijd, voorkomt fouten en kan onverwachte kosten vermijden.
💡 Veel voorkomende oorzaken van ontbrekende documenten
Creditkaartuitgaven: Je hebt de uitgavenstaat van je creditkaart nog niet doorgestuurd. Hierdoor kunnen we geen enkele betaling koppelen die je met je creditkaart hebt gedaan.
Verkoopfacturen via Astro platform: Je maakt je facturen via het Astro platform, maar vergeet ze naar je Astro accountant te sturen.
Slechte administratie: Je bent te laat en/of onzorgvuldig met het doorsturen van je facturen, bonnetjes of andere documenten.
Documenten doorsturen
✅ Hoe het wél moet
Lever al je documenten zo snel mogelijk aan: Wacht niet tot het laatste moment.
Streef naar het aanleveren binnen enkele dagen: Zodra je een document ontvangt, stuur het door naar ons. Dit helpt ons om je boekhouding up-to-date te houden.
❌ Hoe het niet moet
Documenten aanleveren aan het einde van een kwartaal: Door alle documenten in één keer aan het einde van een kwartaal aan te leveren, maak je het voor ons moeilijk om je boekhouding efficiënt te voeren.
Documenten niet aanleveren: Dit zorgt voor hiaten in je boekhouding.
Foute documenten aanleveren: Onleesbare bonnetjes, bonnetjes zonder informatie, bonnetjes die je niet zelf hebt betaald, pro forma facturen en offertes zijn niet bruikbaar.
🚨 Mogelijke gevolgen voor je boekhouding en abonnement
In je offerte en onze algemene voorwaarden hebben we duidelijke afspraken gemaakt over wat we van jou verwachten. Als je je documenten slecht aanlevert, kunnen dit de gevolgen zijn:
Geen garantie op tijdige aangiftes en andere administratieve verplichtingen.
Verhoogde kosten: Mogelijk moet je meer betalen voor je abonnement omdat we meer tijd kwijt zijn aan het bijwerken van je boekhouding.
Tips om op tijd en correct documenten aan te leveren
💡 Astro tip:
Gebruik het Astro platform: Maak gebruik van onze app, het platform of het unieke emailadres om je bonnetjes en facturen direct te digitaliseren en door te sturen.
Stel herinneringen in: Plan wekelijks een moment in om je administratie bij te werken en documenten door te sturen.
Bewaar alles op één plek: Zorg voor een centrale plek waar je alle fysieke en digitale documenten verzamelt.
Conclusie
Door je documenten tijdig en correct aan te leveren, help je ons om je boekhouding efficiënt en accuraat bij te houden. Dit voorkomt vertragingen, fouten en onverwachte kosten. Ons team bij Astro Tax staat altijd klaar om je te helpen met vragen of ondersteuning.