Bij Astro begrijpen we dat de btw-aangifte soms complex kan lijken. Daarom maken wij het proces zo eenvoudig mogelijk voor jou. Hier vind je alles wat je moet weten over hoe de btw-aangifte werkt en wat de belangrijke deadlines zijn. Zo hoef je je geen zorgen te maken en kun je je concentreren op je onderneming.
Hoe werkt de btw-aangifte?
Elk kwartaal moet je je btw-aangifte indienen. Bij Astro begeleiden we je stap voor stap door dit proces:
Stap 1: Documenten op tijd aanleveren ✅
Wat?: Verzamel al je aankoop- en verkoopdocumenten.
Wanneer?: Zorg ervoor dat je deze documenten voor de laatste dag van het kwartaal bij ons aanlevert.
Hoe?: Je kunt je documenten gemakkelijk digitaal uploaden via ons platform.
💡 Astro Tip: Lever je documenten direct aan zodra je ze ontvangt. Dit houdt je boekhouding altijd up-to-date en voorkomt last-minute stress
Stap 2: Mail van Astro 📩
Na het einde van elk kwartaal ontvang je van ons een e-mail met alle praktische informatie over de btw-aangifte.
In deze mail staat ook een QR-code die je kunt gebruiken om de btw betaling snel en makkelijk te regelen. De gestructureerde mededeling, het bedrag, het rekeningnummer en de gegevens van de btw-administratie zijn voor jou al ingevuld.
💡 Astro tip: Via de QR code in de mail van Astro kan je in minder dan 1 minuut je btw correct betalen.
Stap 3: Betaling van de btw 💰
Deadline: Je hebt tot de 20ste dag na elk kwartaal om je btw-betaling te doen.
Weekend/Feestdag: Valt de deadline in een weekend of op een feestdag, dan heb je tijd tot de eerstvolgende werkdag.
🚨 Opgelet: Zorg dat je betaling op tijd op de rekening van de btw-dienst staat, dus ten laatste de voormiddag van de deadline. Met een instant overschrijving kan het nog iets later.
De belangrijkste btw-deadlines
Deadline 1: Je documenten aanleveren
Het is essentieel dat je al je aankoop- en verkoopdocumenten zo snel mogelijk bij ons aanlevert. Hoe sneller we je documenten ontvangen, hoe beter we je boekhouding kunnen bijwerken. Dit geeft ons voldoende tijd om alles correct en tijdig af te ronden, zodat er geen verrassingen ontstaan.
Deadline: Laatste dag van elk kwartaal:
Kwartaal 1: 31 maart
Kwartaal 2: 30 juni
Kwartaal 3: 30 september
Kwartaal 4: 31 december
💡 Aanbevolen manier van werken
Lever je documenten meteen aan als je ze ontvangt
Controleer elke maand welke documenten ontbreken
Deadline 2: Betaling
Na het aanleveren van je documenten volgt de volgende belangrijke stap: de betaling. Die moet altijd op tijd op de rekening van de btw-administratie staan, zo vermijd je boetes en interesten.
Deadline: 20ste dag na elk kwartaal:
Kwartaal 1: 20 april
Kwartaal 2: 20 juli
Kwartaal 3: 20 oktober
Kwartaal 4: 20 januari
Weekend/Feestdag: Valt de deadline in een weekend of op een feestdag, dan heb je tijd tot de eerstvolgende werkdag.
Zorg dat je betaling op tijd op de rekening van de btw-dienst staat, dus ten laatste de voormiddag van de deadline. Met een instant overschrijving kan het nog iets later.
Praktisch voorbeeld van de deadlines van een btw-aangifte
Achtergrond informatie:
Je bent een btw-plichtige die btw-aangiftes per kwartaal moet indienen
Je btw aangifte voor het 1ste kwartaal dat eindigt op 31 maart komt er aan.
20 april valt op een zaterdag
Deadline documenten aanleveren: 31 maart, de laatste dag van het kwartaal
Deadline betaling: 22 april
20 april valt op een zaterdag
Maandag 22 april is de eerste werkdag
Waarom tijdig aanleveren belangrijk is
Door je documenten continu en tijdig aan te leveren, zorg je voor een vlotte afhandeling van je btw-aangifte. Dit heeft meerdere voordelen:
Altijd up-to-date boekhouding: Door je documenten meteen door te sturen, zorg je ervoor dat je boekhouding altijd actueel is.
Geen last-minute stress: Voorkom de haast en stress van het op het laatste moment aanleveren van documenten.
Informatie direct beschikbaar: Je hebt altijd inzicht in je financiële situatie en kunt snel inspelen op veranderingen.
Veelgestelde vragen
Wat gebeurt er als ik mijn documenten te laat aanlever?
Elk kwartaal is er een deadline om je documenten aan te leveren. Die deadline is de laatste dag van elk kwartaal. Onze boekhouders kunnen dan meteen beginnen met het verwerken van je btw-aangifte. Documenten die we te laat ontvangen, komen niet meer in de btw-aangifte van dat kwartaal.
Volgens mijn eigen berekeningen ligt de aftrekbare btw hoger, hoe komt dat?
De btw die je moet betalen is het saldo van:
De btw die je aan de staat moet betalen. Dat is de btw op je verkoopfacturen
De btw die je kan aftrekken: Dat is de btw op je aankoopfacturen
De meeste ondernemers overschatten het bedrag van de aftrekbare btw. Dat heeft vaak te maken met:
Kosten waarvoor geen btw aftrekbaar zoals restaurantkosten. Hier kan je geen btw voor aftrekken, ook al staat er btw op je restaurantbonnetje
Kosten waarvoor de btw maar gedeeltelijk aftrekbaar is zoals telefoon- en internetkosten waar er een deel privégebruik is. Of autokosten waar de btw ook maar gedeeltelijk aftrekbaar is.
Kosten waar geen geldige factuur tegenover staat. Enkel kosten waar je een geldige factuur voor hebt, komen in aanmerking voor btw-aftrek. Heb je bijvoorbeeld een boeking gedaan via Airbnb maar hiervoor geen geldige factuur aangeleverd, dan kunnen we de btw niet aftrekken. Een geldig factuur moet het woord 'Factuur' bevatten en je bedrijfsgegevens vermelden, inclusief je btw-nummer.
Kosten waar geen btw op van toepassing is, zoals sociale bijdragen en verzekeringen, enz. Ook kunnen we op sommige kosten de btw niet volledig terugtrekken omdat er een deel privégebruik is, zoals bij telefoon- en internetkosten.
💡 De meeste ondernemers overschatten het bedrag van de aftrekbare btw
Conclusie
Het proces van de btw-aangifte kan ingewikkeld zijn, maar bij Astro zorgen we ervoor dat het zo soepel mogelijk verloopt. Door je documenten tijdig en continu aan te leveren, en door op tijd je btw-betaling te doen, voorkom je last-minute stress en verrassingen. We begeleiden je stap voor stap, sturen je herinneringen en voorzien je van handige tips en tools, zoals de QR-code voor snelle betalingen.
Met Astro ben je altijd op de hoogte van de belangrijke deadlines en weet je precies wat er van je verwacht wordt. Dit helpt je om je boekhouding altijd up-to-date te houden en voorkomt problemen met de btw-administratie. Heb je nog vragen? Neem gerust contact met ons op via het platform of via [email protected].