Als bedrijfsleider werk je waarschijnlijk regelmatig van thuis uit. Een thuiskantoor kan dan een praktische oplossing zijn. In veel gevallen huurt je vennootschap dit thuiskantoor van jou, terwijl je het vastgoed privé bezit, mogelijk samen met een partner. Maar welke kosten voor herstelling en onderhoud kan je vennootschap in zo'n situatie aftrekken? Dit artikel helpt je stap voor stap door het proces, zodat je precies weet welke onderhoud en herstellingskosten aftrekbaar zijn en hoe je dit fiscaal correct aanpakt. We behandelen de belangrijkste principes van het woninghuurdecreet, de fiscale aftrekbaarheid van kosten en het bepalen van het beroepspercentage. Met handige praktijkvoorbeelden en tips zorgen we ervoor dat je goed geïnformeerd bent.
Uitgangspunt: je vennootschap huurt een thuiskantoor in een privé-vastgoed
Veel bedrijfsleiders werken regelmatig van thuis en hebben een thuiskantoor of thuisbureau. Dit thuiskantoor wordt in de praktijk vaak door de vennootschap van de bedrijfsleider gehuurd van de bedrijfsleider die het vastgoed, eventueel samen met een partner, privé bezit.
In de praktijk zien we vaak de volgende situatie:
Vastgoed: Privé-woning
Huurder: Vennootschap
Eigenaar/verhuurder: De bedrijfsleider en/of partner die 100% eigenaar zijn van de woning
Beroepspercentage: 10% - 30%
🚨Opgelet: dit artikel is niet van toepassing als:
Je een forfaitair bedrag krijgt in plaats van te huren van je vennootschap
Het vastgoed volledig of deels eigendom is van de vennootschap
Drie stappen om te bepalen welke herstellingskosten en onderhoudswerken je vennootschap kan inbrengen
Stap 1: Komt de kost in aanmerking volgens het woninghuurdecreet?
Algemeen principe van het woninghuurdecreet
Het woninghuurdecreet bepaalt of een eigenaar/verhuurder een kost mag doorrekenen aan de huurder.
Algemeen principe: Alle kosten zijn ten laste van de verhuurder tenzij ze vallen onder een van de volgende categorieën:
herstellingen die nodig zijn door het verkeerd gebruik of slecht onderhoud door de huurder;
herstellingen die nodig zijn omdat de huurder zijn meldingsplicht niet is nagekomen
💡 Kosten die volgens het woninghuurdecreet voor de eigenaar/verhuurder zijn, zoals grote herstellingen, kan je nooit aftrekken.
Kosten die altijd voor de bedrijfsleider (eigenaar/verhuurder) zijn
Volgende herstellingswerken en onderhoudskosten zijn altijd voor de bedrijfsleider (eigenaar/verhuurder):
Grote herstellingskosten: Structurele werken zoals een dak- of gevelrenovatie, vervanging van ramen, herstellingen aan de lift, balkon- of terrasrenovatie, uitbreken van muren, nieuwe gevel.
Onderhoud en reinigen van het gebouw: bijvoorbeeld zandstralen
Herstellingen van slijtage door ouderdom
Herstellingen bij schade door overmacht
Zelfs als je in het huurcontract anders hebt afgesproken, mag je geen kosten die altijd voor de bedrijfsleider (eigenaar/verhuurder) zijn, toch door je vennootschap laten betalen. Je mag wel afwijken in het voordeel van de vennootschap (huurder).
🚨 Opgelet: Je kan in het huurcontract niet bepalen dat kosten zoals grote herstellingswerken toch door je vennootschap (huurder) moeten betaald worden.
Kosten die je wél kan doorrekenen aan je vennootschap (huurder)
Er zijn een aantal onderhoudskosten en herstellingswerken die je wel (deels) door je vennootschap (huurder) kan laten betalen. Bijvoorbeeld:
Elektriciteitskosten
Kosten voor water
Gaskosten
Kleine herstellingen. De woningcodex bevat een uitgebreide lijst van kosten die in aanmerking komen.
💡 Astro tip: Bekijk zeker de volledige lijst met kleine herstellingskosten om te kijken welke kosten in aanmerking komen.
Stap 2: Is de kost fiscaal aftrekbaar in je vennootschap?
Als een kost volgens het woninghuurdecreet in aanmerking komt, moet je in een volgende stap kijken of de kost ook fiscaal aftrekbaar is met je vennootschap.
Hiervoor gebruik je de algemene regel die je voor alle aftrekbare kosten moet toepassen:
De kost is werkgerelateerd
De kost zorgt er mee voor dat je onderneming groeit en een inkomen verkrijgt
Je hebt een bewijs van de kost (factuur, btw-bon, ontvangstbewijs, onkostennota, e.d.)
De uitgave is gebeurd (geboekt) in hetzelfde jaar als waarin je ze wilt inbrengen
💡Astro tip: Zorg er steeds voor dat je kan bewijzen dat de kosten die je maakt, relevant zijn voor je beroep.
Stap 3: Wat is het beroepspercentage?
Als laatste stap ga je kijken naar het beroepspercentage. Dat is het gedeelte van je woning dat je professioneel gebruikt als thuiskantoor. Kosten die betrekking hebben op je hele woning kan je maar aftrekken in verhouding met je beroepspercentage.
Praktijkvoorbeelden
Startpunt
Eva is marketingconsultant en een bedrijfsleider met een BV. Zij heeft een geregistreerde huurovereenkomst tussen zichzelf als privé-persoon en haar BV. Na overleg met Astro komt ze uit op een onderbouwd beroepspercentage van 15% voor het gebruik van:
Bureauruimte
Ontvangstruimte
Toilet
Gang
Voorbeeld 1: Energiekosten
Eva heeft maandelijks een totale energiekost van haar woning van € 350
Komt in aanmerking volgens het woningdecreet: ✅
Fiscaal aftrekbaar? ✅
Beroepspercentage: 15%
Resultaat: Eva kan maandelijks € 52.5 (€ 350*15%) inbrengen via haar vennootschap
Voorbeeld 2: Tuinonderhoud
Eva overweegt de kosten voor het tuinonderhoud voor een totale kost van € 750 af te trekken als kost in haar vennootschap.
Komt in aanmerking volgens het woningdecreet: ✅
Fiscaal aftrekbaar? ❌
Beroepspercentage: Niet van toepassing
Resultaat: Eva kan de kost niet inbrengen via haar vennootschap. De onderhoudskosten van de tuin kunnen wel gedragen worden door een huurder maar zijn toch niet fiscaal aftrekbaar. De tuin is geen deel van het beroepspercentage van Eva omdat deze niet beroepsmatig gebruikt wordt.
Voorbeeld 3: Renovatiewerken thuiskantoor
Eva wil haar thuiskantoor renoveren. Ze neemt een architect onder de arm en samen besluiten ze om een muur uit te breken en nieuwe ramen te plaatsen.
Komt in aanmerking volgens het woningdecreet: ❌
Fiscaal aftrekbaar? Niet van toepassing
Beroepspercentage: Niet van toepassing
Resultaat: Eva kan de kost niet inbrengen via haar vennootschap. Kosten voor het uitbreken van een muur en het plaatsen van nieuwe ramen mogen niet door een huurder betaald worden.
Voorbeeld 4: Herschilderen thuiskantoor
Eva wil haar thuiskantoor opnieuw laten schilderen. Ze laat een schilder enkel de bureauruimte schilderen.
Komt in aanmerking volgens het woningdecreet: ✅
Fiscaal aftrekbaar? ✅
Beroepspercentage: Niet van toepassing
Resultaat: Eva kan de kost 100% inbrengen in haar vennootschap. Aangezien de werken enkel gebeuren in de bureauruimte en deze enkel beroepsmatig gebruikt wordt kan ze de kost volledig aftrekken. In zo'n situatie mag je afwijken van het vooraf bepaalde beroepspercentage (15%).
Je kosten correct registreren in 4 simpele stappen
Komt een herstellingskost of onderhoudswerk in aanmerking om af te trekken via je vennootschap, dan kan je dit eenvoudig doen in 4 stappen:
Betaal de kosten met je privérekening
Bereken de totale kost en pas je beroepspercentage toe
Maak een onkostennota via het platform
Betaal de kosten terug met je professionele rekening
💡 Astro tip: Zorg er voor dat je voldoende bewijsstukken bijhoudt. Zo ben je klaar voor een eventuele fiscale controle.
Conclusie
Het huren van een thuiskantoor door je vennootschap kan fiscale voordelen bieden, maar het is belangrijk om de regels goed te begrijpen. Door het woninghuurdecreet te volgen, de fiscale aftrekbaarheid van kosten na te gaan en het juiste beroepspercentage te bepalen, kan je ervoor zorgen dat je de juiste kosten via je vennootschap inbrengt. Vergeet niet om altijd voldoende bewijsstukken bij te houden om klaar te zijn voor een eventuele fiscale controle. Met de tips en stappen in dit artikel kan je met een gerust hart je thuiskantoor correct en voordelig verhuren aan je vennootschap.