Als bedrijfsleider kan je een forfaitaire vergoeding krijgen als je op buitenlandse zakenreis gaat. Bijvoorbeeld voor een congres in het buitenland of een klantenbezoek. Wat dat net inhoudt en wanneer je in aanmerking komt, lees je hieronder.
Wat is een dagvergoeding voor een buitenlandse dienstreis?
Een forfaitaire vergoeding voor een bedrijfsleider die een zakenreis doet naar het buitenland. Je hebt enkel recht op de vergoeding als je reis langer dan één dag duurt. De vergoeding dekt volgende kosten:
de lunch- en dinerkosten
de drank- en snackkosten
de plaatselijk vervoerkosten
de telefonische communicatiekosten
de kosten in verband met andere contante uitgaven
🚨 Onderstaande kosten vallen niet binnen het forfait. Die kosten kan je dus bovenop de vergoeding aftrekken op basis van bewijsstukken.
Huisvestingskosten zoals een hotel of AirBnB
Verplaatsingskosten zoals je vliegtuig of treinreis
De kosten van een opleiding of conferentie
Wat is het voordeel hiervan?
Dit is een manier om je loon als bedrijfsleider te optimaliseren:
Een netto voordeel voor de bedrijfsleider waar je geen sociale zekerheid op betaalt:
100% aftrekbaar in je vennootschap
Voor deze vergoeding moet je weinig administratie in orde brengen. Het is een forfaitaire vergoeding en je moet geen bonnetjes bijhouden.
💡 Hoe breng je dit praktisch in orde?
Je gaat naar het Astro-platform en maakt een nieuwe onkostennota aan
Je klikt "nieuw item" aan op je onkostennota
Je vult de details van je reis in, het Astro platform maakt daaruit automatisch een correcte onkostennota aan!
Hoeveel mag de vergoeding bedragen?
Het bedrag van de vergoeding hangt af van:
Het land waar je naar toe reist;
Hoe lang je zakenreis duurt. Ben je maximaal 30 dagen in het buitenland dan val je onder categorie 1. Voor langere zakenreizen val je onder categorie 2.
Een volledige lijst van de bedragen per land kan je hier terugvinden.
Voorwaarden
Bewijs: Je moet als bestuurder, voor de dagen waarop je een dagvergoeding toekent, kunnen verantwoorden bij wie je bent langsgeweest, wanneer en voor hoelang. Zorg dat je steeds bewijsstukken hebt van je dienstreis en de redenen hiervoor.
Dienstreis van meerdere dagen:
100% bij volledige dag: Het volledige bedrag mag in aanmerking genomen worden voor elke volle dag afwezigheid, dit is een dag tussen 2 overnachtingen op dienstreis.
50% bij dag van vertrek en terugkeer: Voor de dagen van vertrek en terugkeer mag slechts de helft van de forfaitaire vergoeding als kost eigen aan de werkgever in aanmerking worden genomen.
Dienstreis van 1 dag:
100% van het bedrag als je minstens 10 uur afwezig bent binnen 1 dag. Hiervoor kijk je naar je reistijd vanaf je vaste plaats van tewerkstelling tot je daar terugkeert.
Geen forfait maar wel werkelijke kosten als je minder dan 10 uur afwezig bent. In dat geval komt enkel de terugbetaling op basis van kosten die worden verantwoord door het overleggen van bewijsstukken in aanmerking.
Praktisch voorbeeld
Florian woont een conferentie bij in Frankrijk. Hij vertrekt op maandag 1 juni en keert terug op vrijdag 5 juni. Aangezien hij 3 volle dagen in Frankrijk verblijft en 2 dagen heen en terug reist, duidt hij op zijn onkostennota op het Astro platform een totaal van 4 dagen aan. Stel dat hij verblijft in een hotel waarbij het ontbijt werd inbegrepen in de prijs, krijgt hij voor deze reis een forfaitaire buitenlandse vergoeding van 340,00 euro. De kosten van de conferentie zelf, zijn vervoerskosten naar Frankrijk met trein, bus of vliegtuig en de kost van het hotel, dient hij nog aan de hand van een factuur of bonnetje te bewijzen.