Wat is de forfaitaire dagvergoeding voor binnenlandse dienstreizen?
De forfaitaire dagvergoeding voor binnenlandse dienstreizen is een forfaitair bedrag dat een vennootschap betaalt aan een bedrijfsleider om de kosten van maaltijden en dranken te dekken voor een professionele verplaatsing binnen België.
Er zijn twee soorten forfaitaire vergoeding:
Dagelijkse forfaitaire vergoeding: Een vergoeding per dag;
Maandelijkse forfaitaire vergoeding bij regelmatige dienstreizen: Een vergoeding per maand op voorwaarde dat je gemiddeld 16 werkdagen per maand professionele verplaatsingen maakt.
De bedrijfsleider betaalt hierop geen belasting als aan alle voorwaarde voldaan is. De vergoeding is bovendien 100% aftrekbaar bij je vennootschap.
Een nettovoordeel voor de bedrijfsleider dat 100% aftrekbaar is in je vennootschap.
Wat is de maximale dagvergoeding?
De maximale forfaitaire vergoedingen kan je hieronder terugvinden:
Wanneer is een forfaitaire dagvergoeding voor binnenlandse dienstreizen onbelast?
De vergoeding is niet belast als aan deze 4 voorwaarden voldaan is:
Enkel voor bedrijfsleiders, niet voor eenmanszaken;
Een verplaatsing van minimum 6 uur;
Maximaal 40 verplaatsingen naar één bepaalde plaats per jaar;
Maximale dagvergoeding wordt gerespecteerd.
Combinatie met maaltijdcheques? Beter niet. Kom je in aanmerking voor een dagvergoeding, kies je best voor de dagvergoeding. Deze is 100% fiscaal aftrekbaar in de vennootschap. Voor de andere dagen kan je werken met maaltijdcheques.
Voorwaarde 1: Enkel voor bedrijfsleiders, niet voor eenmanszaken.
Deze vergoeding is enkel van toepassing bij bedrijfsleiders. Ben je een eenmanszaak kom je hiervoor dus niet in aanmerking. Je kan wel altijd je werkelijke kosten inbrengen bij een professionele verplaatsing, ook als eenmanszaak. Zorg er dan steeds voor dat je de bonnetjes goed bijhoudt als je onderweg iets drinkt of eet.
Voorwaarde 2: Een verplaatsing van minimum 6 uur
De forfaitaire vergoeding telt enkel als je een professionele verplaatsing maakt die langer duurt dan 6 uur. Ben je maar een paar uur bij je klant en ga je daarna terug naar huis of kantoor, kom je niet in aanmerking. De bewijslast dat een verplaatsing minimum 6 uur duurt, ligt bij jou.
Voorbeeld: Matthias vertrekt om 8 uur ‘s ochtends naar een klant, komt aan om 8u45, werkt 5 uur met een middagpauze en keert daarna terug naar huis waar hij aankomt om 16u00. Matthias kan een forfaitaire vergoeding uitkeren want de verplaatsing duurde 8 uur in totaal.
Uitzondering: Werk je met een maandelijkse forfaitaire vergoeding, dan moet je niet bewijzen dat de dagelijkse verplaatsingen minstens 6 uur duren. Je kan enkel werken met een maandelijkse forfaitaire vergoeding als je gemiddeld 16 werkdagen per maand professionele verplaatsingen maakt.
Voorwaarde 3: Maximaal 40 verplaatsingen naar één bepaalde plaats per jaar
Om recht te hebben op de vergoeding, mag je maximaal 40 verplaatsingen doen naar dezelfde locatie per jaar. Doe je meer dan 40 verplaatsingen naar dezelfde locatie, dan beschouwt de fiscus dit als een vaste werkplek en kom je voor geen enkele verplaatsing in aanmerking voor de forfaitaire vergoeding.
Voorwaarde 4: Je respecteert de maximale dagvergoeding
Tot slot, moet je de maximale dagvergoeding respecteren. Om de maximale dagvergoeding te bepalen, volg je best de bedragen die de federale overheid betaalt aan haar personeelsleden. Die vind je in de tabel bovenaan.
Hoe regel je dit praktisch?
De dagvergoedingen mag je in een onkostennota zetten. Qua detail geef je best de datum, locatie, gelegenheid & bedrag. Deze onkostennota bezorg je ons als aankoopfactuur. Het bedrag mag je overschrijven van je professionele rekening naar je privé-rekening.