Wanneer maak je een onkostennota?
Een onkostennota stel je op wanneer je professionele kosten privé betaald hebt.
Voorbeelden:
Je rijdt met een privé wagen naar een professionele meeting.
Je werkt regelmatig thuis en maakt dus professioneel gebruik van elektriciteit, water en gas die je privé betaalt.
Je hebt bepaalde kosten privé voorgeschoten die eigenlijk door je bedrijf hadden moeten betaald zijn. Bijvoorbeeld een treinticket of een parkeerticketje.
Waarom maak je een onkostennota?
Verantwoording van uitgave: Een onkostennota helpt mee om professionele uitgaven naar je privé rekening te verantwoorden. Zo heb je een sterker dossier als de fiscus je dossier controleert.
Terugbetaling: De onkostennota maakt duidelijk wat aan wie moet worden betaald.
Hoe werk je met een onkostennota?
Voor vennootschappen
Via het Astro platform kan je makkelijk onkostennota's opstellen en doorsturen naar Astro. De betaling moet je zelf doen.
Volg altijd deze drie stappen:
Opstellen: >Log in op het platform > Onkostennota's > Nieuwe onkostennota
Doorsturen: Stuur de onkostennota door naar Astro
Betalen: Betaal het bedrag met je professionele rekening en vermeldt in de mededeling: "Onkostennota + nummer"
Opgelet: Zorg dat je steeds de nodige bewijsstukken bijhoudt. Zoals de privé betaalde energierekeningen of een uitnodiging voor een professionele meeting. Bij een fiscale controle, kan de fiscus dit steeds opvragen
Voor eenmanszaken
Eenmanszaken kunnen hun onkostennota's voorlopig nog niet doorgeven via het platform. Werk je met een onkostennota dan maak je die best zelf via Word of Excel. Daarna kan je deze in PDF vorm doorsturen via de aankooptab op de website.
Wat als je een fout hebt gemaakt in een onkostennota?
Als je een fout hebt gemaakt met een onkostennota kan je die op de volgende manier oplossen.
Optie 1: Je bent kosten vergeten toe te voegen
Als je een aantal kosten vergat toe te voegen, kan je een nieuwe onkostennota maken waar je de kosten toevoegt die je vergeten was.
Optie 2: Je hebt teveel kosten toegevoegd
Als je teveel kosten hebt toegevoegd volg je deze stappen:
Nieuwe onkostennota: Maak een nieuwe onkostennota die wel correct is
Informeer je Astro accountant: Stuur een mailtje naar [email protected] om dit te melden.
Terugbetaling: Als je de onkostennota al betaald hebt, moet je dit corrigeren:
Stort het teveel betaalde bedrag terug van je privé rekening naar je professionele rekening
Gebruik de mededeling: "Rechtzetting onkostennota + nummer".
Soorten onkostennota's
Overzicht
Kilometervergoeding: Vergoeding voor professioneel gebruik van een privé voertuig.
Buitenlandse vergoeding: Vergoeding van uitgaven tijdens een buitenlandse zakenreis.
Binnenlandse vergoeding: Vergoeding van uitgaven tijdens een binnenlandse zakenreis.
Energiekosten: Vergoeding voor professioneel gebruik van gas, water en elektriciteit.
Andere vergoeding: Terugbetaling van andere professionele kosten die je privé betaalde.
Kilometervergoeding
€ 0,4259 - Vanaf Q4 2023
€ 0.4237 - Q3 2023
€ 0,4246 - Q2 2023
€ 0,4259 - Q1 2023