Wat is een onkostennota?
Een onkostennota of kostenvergoeding is een document dat je opstelt om professionele kosten die je privé betaalde, terug te krijgen.
Zo bewijs je dat je de kosten maakte voor professionele doelen en dat de persoon die de privé-uitgave deed, recht heeft op terugbetaling.
Dat geldt voor iedereen: bedrijfsleiders, werknemers, freelancers ...
Wanneer maak je een onkostennota?
Een onkostennota stel je op wanneer je professionele kosten privé betaald hebt.
Voorbeelden
Je rijdt met een privéwagen naar een professionele meeting.
Je werkt regelmatig thuis en maakt dus professioneel gebruik van elektriciteit, water en gas die je privé betaalt.
Je hebt bepaalde kosten privé voorgeschoten die je bedrijf eigenlijk had moeten betalen, zoals een treinticket of een parkeerticketje.
Waarom maak je een onkostennota?
Verantwoording van uitgave: Een onkostennota helpt mee om professionele uitgaven naar je privérekening te verantwoorden. Zo heb je een sterker dossier als de fiscus je dossier controleert.
Terugbetaling: De onkostennota maakt duidelijk wat aan wie moet worden betaald.
Wat moet een onkostennota zeker bevatten?
Om als geldig bewijsstuk te dienen, moet je zeker de volgende informatie vermelden op je onkostennota:
Titel zoals 'Onkostennota', 'Kostennota' of 'Kostenvergoeding'
Naam en contactgegevens van de indiener
Naam en contactgegevens van de ontvanger
Datum van de nota
Datum waarop de kosten gemaakt zijn
Omschrijving van de kosten
Bedrag per kost
Btw-percentage per kost (wanneer van toepassing)
Totaalbedrag
Bewijsstukken: bonnetjes, facturen, ticketjes ...
Referentienummer (optioneel)
Handtekening (optioneel)
Bankrekeningnummer om de kosten terug te storten
Hoe werk je met een onkostennota?
Voor vennootschappen
Via het Astro-platform kan je makkelijk onkostennota's opstellen en doorsturen naar Astro. De betaling moet je zelf doen.
Volg altijd deze 3 stappen:
Opstellen: >Log in op het platform > Onkostennota's > Nieuwe onkostennota
Doorsturen: Stuur de onkostennota door naar Astro
Betalen: Betaal het bedrag met je professionele rekening en vermeldt in de mededeling: "Onkostennota + nummer"
🚨 Opgelet: Zorg dat je steeds de nodige bewijsstukken bijhoudt. Zoals de privébetaalde energierekeningen of een uitnodiging voor een professionele meeting. Bij een fiscale controle, kan de fiscus dit steeds opvragen
Voor eenmanszaken
Eenmanszaken kunnen hun onkostennota's voorlopig nog niet doorgeven via het platform. Werk je met een onkostennota dan maak je die best zelf via Word of Excel. Daarna kan je deze in pdf-vorm doorsturen via de aankooptab op de website.
Wat als je een fout hebt gemaakt in een onkostennota?
Als je een fout hebt gemaakt met een onkostennota kan je die op de volgende manier oplossen.
Optie 1: Je bent kosten vergeten toe te voegen
Als je een aantal kosten vergat toe te voegen, kan je een nieuwe onkostennota maken waar je de kosten toevoegt die je vergeten was.
Optie 2: Je hebt te veel kosten toegevoegd
Als je te veel kosten hebt toegevoegd volg je deze stappen:
Nieuwe onkostennota: Maak een nieuwe onkostennota die wel correct is.
Informeer je Astro accountant: Stuur een mailtje naar [email protected] om dit te melden.
Terugbetaling: Als je de onkostennota al betaald hebt, moet je dit corrigeren:
Stort het teveel betaalde bedrag terug van je privérekening naar je professionele rekening.
Gebruik de mededeling: "Rechtzetting onkostennota + nummer".
Soorten onkostennota's
Overzicht
Kilometervergoeding: Vergoeding voor professioneel gebruik van een privévoertuig.
Buitenlandse vergoeding: Vergoeding van uitgaven tijdens een buitenlandse zakenreis.
Binnenlandse vergoeding: Vergoeding van uitgaven tijdens een binnenlandse zakenreis.
Energiekosten: Vergoeding voor professioneel gebruik van gas, water en elektriciteit.
Andere vergoeding: Terugbetaling van andere professionele kosten die je privé betaalde.
Kilometervergoeding
€ 0,4259 - Vanaf Q4 2023
€ 0.4237 - Q3 2023
€ 0,4246 - Q2 2023
€ 0,4259 - Q1 2023