Elektronisch factureren, en zeker via Peppol, maakt je administratie sneller, correcter en futureproof. Maar alleen als het goed gebeurt. In dit artikel zetten we de 5 meest voorkomende fouten op een rij – en hoe jij (of je softwareleverancier) ze makkelijk kan vermijden.
Fout 1: PDF's doorsturen als e-facturen ❌
Een pdf via e-mail is géén elektronische factuur. Voor Peppol heb je een gestructureerd digitaal bestand nodig dat automatisch verwerkt kan worden door boekhoudsoftware. Een pdf moet nog handmatig verwerkt worden en telt dus niet als volwaardige e-factuur.
💡 Astro tip: Je kan wel werken met een "PDF2Peppol" software. Zo kan je je huidige manier van werken behouden en toch peppol proof factureren.
Fout 2: Geen correcte koppeling met de boekhouding 🔄
Sommige systemen sturen Peppol-facturen wel uit, maar sturen ze niet automatisch naar de boekhoudsoftware. Of omgekeerd: je ontvangt ze wel, maar ze komen niet automatisch in je boekhouding terecht. Zorg dat je software volledig integreert met je boekhouding, zodat alles automatisch verwerkt wordt.
💡 Astro tip: Overleg met je boekhouder hoe je ervoor zorgt dat de documenten vlot doorstromen naar je boekhouding.
Fout 3: Verkeerde of onvolledige gegevens op de factuur 🧾
Peppol is streng: je facturen moeten technisch én inhoudelijk juist zijn. Verkeerde btw-nummers, ontbrekende adressen of foutieve formaten zorgen ervoor dat je factuur geweigerd wordt. Controleer dus goed of je software automatisch de juiste gegevens invult, of laat het nakijken door je boekhouder.
Fout 4: Niet controleren of je facturen écht via Peppol zijn verstuurd 📤
Soms denken ondernemers dat hun facturen via Peppol vertrekken, terwijl dat eigenlijk niet zo is. Controleer dus altijd of je software écht gebruikmaakt van het Peppol-netwerk – en niet gewoon een digitale kopie verstuurt.
Bij systemen zoals dat van Astro gebeurt dit volledig automatisch, en kan je zeker zijn dat je wettelijk in orde bent.
Fout 5: Zelf alles willen regelen 😅
Je hoeft het wiel niet zelf uit te vinden. Peppol klinkt technisch – en dat ís het ook – maar gelukkig zijn er oplossingen waarbij alles voor jou klaargezet wordt. Zoals bij Astro, waar registratie en activatie voor klanten eenvoudig en gratis verloopt.
Conclusie
Peppol maakt factureren slimmer en efficiënter, maar alleen als je het goed aanpakt. Kies voor betrouwbare software, een goede koppeling met je boekhouding en laat je begeleiden. Zo vermijd je fouten, frustraties en extra kosten.
👉 Zeker zijn dat jij correct werkt met e-facturen via Peppol? Stel gerust je vragen of laat je begeleiden door je Astro team.