Soms lukt het de Astro-technologie niet om automatisch een document te koppelen aan een transactie. Geen probleem: je kan die eenvoudig zelf toewijzen in je platform. Dit is vooral handig voor transacties met een afwijkend bedrag, een onduidelijke omschrijving of wanneer er nog geen document is geüpload.
In dit artikel leggen we je stap voor stap uit hoe je dat doet, wat de verschillende statussen betekenen, en hoe je fouten makkelijk kan rechtzetten. Zo hou jij je boekhouding altijd perfect onder controle.
🧭 Waar vind je je transacties?
Ga naar het tabblad 'Transacties' in je Astro-platform. Daar zie je drie weergaves:
To do: transacties die nog niet volledig verwerkt zijn
In orde: alles wat succesvol is gematcht
Alle transacties: het volledige overzicht
De meeste acties voer je uit vanuit de To do-lijst, omdat daar de transacties staan die nog aandacht nodig hebben.
✅ Een enkele transactie toewijzen
Klik op de transactie die je wil behandelen.
Je ziet links de transactiegegevens: bedrag, datum, tegenpartij, enzovoort.
Rechts verschijnt een lijst met documenten die mogelijk gelinkt zijn aan deze transactie.
Kies het juiste document:
Gebruik eventueel filters (zoals 'Niet gekoppeld' of 'Alle documenten') om sneller te zoeken.
Het systeem sorteert automatisch op relevant bedrag en datum.
Controleer de matching:
Bij een exacte overeenkomst zie je een groene indicatie.
Is het bedrag afwijkend? Dan zie je oranje of rood.
Tevreden? Klik op 'Bevestigen' en de transactie wordt gekoppeld.
📦 Meerdere transacties tegelijk toewijzen
Heb je meerdere banktransacties die gekoppeld zijn aan 1 document? Dan kan je die tegelijk behandelen:
Vink alle gewenste transacties aan in de To do-lijst (enkel bij status 'Transactie toewijzen')
Onderaan verschijnt een blauwe actieknop: klik daarop
Kies of upload het juiste document
Controleer of het totaalbedrag overeenkomt
Klik op Bevestigen om alles in één keer te koppelen
Een echte tijdbespaarder! ⏱️
🚫 Wat als er geen document beschikbaar is?
Soms heb je geen document voor een bepaalde transactie, en dat is oké. Denk aan:
Bankkosten
Interne overschrijvingen
Verloren of ontbrekende bonnetjes
In dat geval:
Klik op de transactie
Kies de optie ‘Geen document’
Selecteer een reden uit de lijst
Voeg indien nodig extra uitleg toe (bijvoorbeeld: 'document kwijt')
Bevestig je keuze
💡 Astro tip: bij fiscale controles kunnen transacties zonder bewijs extra aandacht krijgen. Vul daarom altijd correcte info in.
🔄 Fout gemaakt? Zo herstel je het makkelijk
Heb je per ongeluk een verkeerde koppeling gemaakt? Dan kan je die altijd zelf ongedaan maken:
Klik op de gekoppelde transactie in het overzicht
Kies ‘Matching ontkoppelen’
De transactie keert terug naar je To do-lijst met status 'Transactie toewijzen'
Zo hou je zelf de touwtjes in handen, zonder frustratie.
💬 Hulp nodig?
Kom je er niet uit of heb je twijfels over een specifieke transactie? Dan hoef je het niet alleen op te lossen. Klik op ‘Meld het hier bij je accountant’. Daarmee open je het chatvenster en kan je snel en eenvoudig hulp vragen aan je Astro-team.
👉 Verwerk je een kredietkaartuittreksel? Dan werkt het net iets anders. Bekijk daarvoor ons artikel: Kredietkaartuittreksels verwerken.
Zo hou je altijd het overzicht én de controle over je boekhouding. 💼