Of je nu een kleine ondernemer bent of een groot bedrijf runt, het begrijpen van aftrekbare kosten is cruciaal voor het optimaliseren van je belastingvoordelen. In dit artikel leggen we uit wat aftrekbare kosten zijn, hoe ze werken, en geven we voorbeelden om je te helpen bij je boekhouding.
Wat zijn aftrekbare kosten?
Aftrekbare kosten of beroepskosten zijn uitgaven die je maakt voor je onderneming en die je kunt aftrekken bij je belastingaangifte. Hoe meer beroepskosten je hebt, hoe minder belasting je hoeft te betalen.
Om een uitgave als beroepskost te kunnen aftrekken, moet die aan volgende criteria voldoen:
De kost is werkgerelateerd.
De kost draagt bij aan de groei van je onderneming en je inkomen.
Je hebt een bewijs van de kost (factuur, btw-bon, ontvangstbewijs, onkostennota, e.d.).
Je deed (boekte) de uitgave in hetzelfde jaar waarin je ze wil inbrengen.
Hoe werken aftrekbare kosten?
Identificatie - Bepaal welke uitgaven direct gerelateerd zijn aan het runnen van je bedrijf.
Documentatie - Bewaar ticketjes, facturen, en bankafschriften die de uitgaven aantonen.
Categorisatie - Elke kost valt in een bepaalde categorieën: zoals reiskosten, kantoorbenodigdheden, of representatiekosten.
Berekening - Je beroepskosten trek je af van je bruto-inkomen om je belastbare winst te verlagen. Niet elke kost is 100% aftrekbaar.
Voorbeelden van aftrekbare kosten
Kantoorbenodigdheden: Pennen, papier, en andere materialen die je dagelijks gebruikt.
Reiskosten: Kosten voor zakelijke reizen, inclusief vervoer, accommodatie, en maaltijden.
Huisvesting: Bijvoorbeeld de huur voor je kantoorruimte.
Afschrijvingen: De vermindering in waarde van bedrijfsmiddelen over tijd.
Marketing en Reclame: Kosten voor het promoten van je bedrijf.
Opgelet: Er zijn verschillen tussen eenmanszaken en vennootschappen rond aftrekbare kosten.
Werkelijke kosten vs. forfaitaire kosten
Werkelijke kosten zijn kosten die je effectief hebt gemaakt met je onderneming. De prijs die je daadwerkelijk betaalde, trek je dan af van je belastingen.
Naast werkelijke kosten, kan je ook werken met forfaitaire kosten. Hier maak je een inschatting van je kosten (forfait) en dit forfait kan je aftrekken van je belastingen.
Het voordeel van forfaitaire kosten ligt hem vooral in het feit dat je minder administratie hebt als ondernemer. Zo kan je:
Een vast bedrag inbrengen voor specifieke kosten
Zonder dat je bonnetjes, facturen of tickets moet voorleggen.
Investeringen
Koop je goederen die je onderneming meerdere jaren kan gebruiken, dan spreken we over investeringen. Een investering schrijf je af over meerdere jaren en zal stelselmatig in kost komen.
Gebouwen
Machines
Kantoormaterieel & computerbenodigdheden zoals een laptop.
Voertuigen (personenwagen, lichte vracht, fiets, ...)
Inrichting gebouwen
Tips om aftrekbare kosten te optimaliseren
Wees georganiseerd: Houd een gedetailleerde administratie bij van al je uitgaven.
Ken de regels: Blijf op de hoogte van de laatste belastingwetgeving en welke uitgaven aftrekbaar zijn.
Plan vooruit: Anticipeer op grote uitgaven en plan die strategisch om maximale belastingvoordelen te behalen.
Veelgestelde Vragen
Zijn alle zakelijke kosten aftrekbaar? Niet alle kosten zijn aftrekbaar. Persoonlijke uitgaven of uitgaven die niet direct gerelateerd zijn aan je bedrijfsvoering zijn meestal niet aftrekbaar.
Hoe bewijs ik dat een uitgave zakelijk noodzakelijk was? Hou gedetailleerde administratie bij, inclusief ticketjes en facturen, en noteer de zakelijke reden voor elke uitgave.
Kan ik loonkosten aftrekken? Ja, loonkosten zijn over het algemeen aftrekbaar zolang ze redelijk en noodzakelijk zijn voor je bedrijf.
Moet ik kosten maken? Zeker niet. Kosten maken om kosten te maken heeft eigenlijk ook geen zin. Zo betaal je wel minder belastingen, maar heb je ook meer uitgaven en dus minder netto.
Voorbeeld - Hospitalisatieverzekering bij je vennootschap
Als je een hospitalisatieverzekering overweegt, moet je kiezen of je die afsluit als individu of via je vennootschap.
Veel zelfstandigen kiezen ervoor die persoonlijk te betalen, hoewel je zelfs een uitgebreide polis voor het hele gezin in je bedrijf kan inbrengen.
Voordelen
Het is niet nodig om je hospitalisatieverzekering uit je nettoloon te betalen.
Het is mogelijk om je gezinsleden mee te verzekeren.
Nadeel
Je kan de kosten niet als zakelijke uitgaven aftrekken.
💡Astro tip: Hoewel je de kosten niet kan aftrekken van de vennootschapsbelasting, is het toch mogelijk om die met het geld van je onderneming te betalen. In vele gevallen is dat fiscaal gezien een slimme optie.
🚨 Opgelet: Geef je bedrijf op als de verzekeringnemer op de polis, met jou als begunstigde.