Inleiding
Als je een BV, CommV of VOF opricht in België, kom je voor verschillende administratieve uitdagingen te staan. Eén van de belangrijkste documenten die je moet beheren is het aandeelhoudersregister. Dit register is cruciaal voor de organisatie en transparantie van je bedrijf. We nemen je mee door wat het is, waarom het zo belangrijk is, en hoe je het effectief kunt bijhouden.
Wat is een aandeelhoudersregister?
Basisdefinitie: Het aandeelhoudersregister, ook bekend als aandelenregister, is een officieel document dat details bevat over de aandeelhouders van een vennootschap en hun aandelen.
Inhoud van het register: Het vermeldt namen, woonplaats of zetel, het aantal en soort aandelen per aandeelhouder, gedane stortingen, overdrachtsbeperkingen, en de rechten verbonden aan deze aandelen.
Formaten: Je kunt dit register zowel op papier bijhouden als in een elektronische vorm.
Wat moet je allemaal vermelden in een aandeelhoudersregister?
Aandelenoverzicht: Documenteer het totaal aantal uitgegeven aandelen, onderverdeeld per soort indien van toepassing.
Identificatie van aandeelhouders: Registreer de naam en woonplaats van natuurlijke personen of de naam en zetel van rechtspersonen-aandeelhouders.
Aandelenbezit: Noteer het aantal aandelen dat elke aandeelhouder bezit, inclusief de verdeling per soort.
Stortingen: Detailleer de gedane stortingen op elk aandeel, oftewel hoeveel van de beloofde inbreng is volgestort.
Overdrachtsbeperkingen: Vermeld alle statutaire beperkingen, zoals vereisten voor goedkeuring van overdracht door andere aandeelhouders.
Rechten per aandeel: Beschrijf de aan elk aandeel verbonden stem- en winstrechten, wat vaak neerkomt op één stem en deel in de winst per aandeel.
Wettelijke verplichtingen
Voor wie is het verplicht? Voor BV's is het houden van een aandeelhoudersregister wettelijk verplicht. Voor een CommV of VOF is het optioneel.
Waarom de verplichting? Het register zorgt voor wettelijke transparantie en is essentieel voor het beheer van de vennootschap en voor de naleving van het Wetboek Vennootschappen en Verenigingen.
Vorm van het aandeelhoudersregister
De wet geeft geen specifieke vereisten voor de vorm van het aandeelhoudersregister. Dat kan dus zowel op papier als digitaal zijn. Heb je een eenvoudig aandeelhoudersregister waar weinig aan wijzigt, zoals een vennootschap met maar één aandeelhouder, dan kan je het aandeelhoudersregister perfect zelf maken en bijhouden.
Wil je het graag iets formeler, dan kan je ook eStox gebruiken.
Werken met eStox
eStox is een digitaal platform voor het beheer van aandeelhoudersregisters. Het voordeel is dat je een digitaal aandeelhoudersregister hebt. Het nadeel is dat je voor elke verwerking kosten moet betalen en het systeem technisch niet altijd helemaal op punt staat.
Praktische tips voor het bijhouden van je register:
Regelmatig updaten: Elke wijziging in aandeelhouderschap of aandelen moet direct in het register worden verwerkt.
Gebruik de Astro template
Advies inwinnen: Onduidelijkheden? Astro helpt je graag met deskundig advies over het correct bijhouden van je aandeelhoudersregister.
💡Astro tip: Gebruik onze Excel template
Gebruik de Astro Excel template
Vul je eigen gegevens aan
Maak een PDF en onderteken
Conclusie:
Een nauwkeurig bijgehouden aandeelhoudersregister is van onschatbare waarde voor je vennootschap. Het verzekert niet alleen naleving van wettelijke vereisten maar biedt ook een duidelijk overzicht voor het managen van aandeelhoudersbelangen. Voor hulp bij het opzetten of onderhouden van je aandeelhoudersregister, staat Astro altijd klaar om je te ondersteunen!