Als ondernemer heb je wel wat anders aan je hoofd dan nadenken over factuurvermeldingen, btw-tarieven en factuurnummering. Toch moet het correct zijn. Een fout op een factuur kost je tijd, en soms ook geld.
Via het Astro platform maak je in enkele minuten een wettelijk correcte factuur aan. Geen gedoe, geen twijfel over wat er precies op moet staan. In dit artikel leer je:
hoe je stap voor stap een factuur aanmaakt
hoe je die meteen verstuurt via e-mail of Peppol
hoe je de betaling automatisch of manueel opvolgt
Hoe maak je een factuur via het Astro platform?
Stap 1: Vul je gegevens in
Ga naar Verkoop > Nieuwe factuur en vul van boven naar onder in:
Partijen: Je eigen gegevens staan al ingevuld. Kies je klant uit de lijst of voeg een nieuwe toe via de + knop.
Factuurgegevens: Vul in: factuurdatum, leverdatum en betaaltermijn (in dagen). Het factuurnummer staat op CONCEPT zolang je niet finaliseert.
Extra opties:
Creditnota — vink aan als je een creditnota wil opstellen in plaats van een factuur
Algemene voorwaarden toevoegen — worden mee afgedrukt op de factuur
Geavanceerde opties — voor extra referenties zoals klantreferentie, bestelbonnummer of projectreferentie
Items: Voeg per lijn toe: omschrijving, eenheidsprijs, aantal en btw-tarief.
Via het labelicoon voeg je een korting toe (in % of €)
Klik + Nieuw item voor extra lijnen
Subtotaal, btw en totaal worden automatisch berekend
Opmerkingen: Vrije tekst die onderaan de factuur verschijnt.
Stijl: Klik op de preview om een sjabloon en accentkleur te kiezen die past bij jouw huisstijl.
Bijlagen: Voeg tot 5 bestanden toe (PDF, JPG of PNG) als bijlage bij de factuur.
Stap 2: Opslaan of finaliseren
Onderaan heb je twee knoppen:
Knop | Wat doet het? |
Factuur aanmaken | Bewaart als concept. Nog aanpasbaar, nog geen nummer toegekend. |
Aanmaken & finaliseren | Kent een definitief factuurnummer toe en genereert de PDF. Daarna kies je hoe je verstuurt. |
💡 Astro tip: Twijfel je nog over de inhoud? Bewaar dan eerst als concept. Pas bij het finaliseren wordt het factuurnummer definitief vastgelegd.
Belangrijk: Gefinaliseerde facturen maken automatisch deel uit van je boekhouding. Je hoeft niets apart door te sturen naar Astro. Concepten tellen niet mee.
Stap 3: Versturen
Na het finaliseren kies je één of meerdere verzendkanalen:
📧 E-mail: Vul de ontvanger(s) in (aan, cc, bcc), het onderwerp en het bericht. Onderwerp en standaardtekst komen automatisch uit je instellingen.
🔗 Peppol: Verstuur de factuur rechtstreeks naar de Peppol-inbox van je klant. Dit is verplicht voor B2B-transacties tussen Belgische btw-plichtige bedrijven.
📄 Download PDF: Download de factuur als PDF om zelf aan je klant te bezorgen.
Nog niet gekoppeld aan Peppol? Dat regel je eenvoudig via het Astro platform. Meer info vind je in ons hulpartikel over Peppol-koppeling.
💡 Astro tip: Bij een B2B-klant met Belgisch btw-nummer is Peppol automatisch aangevinkt als verplicht verzendkanaal. Je kan dan niet alleen via e-mail versturen.
Handige om te weten bij het opstellen van facturen
Betaalstatus opvolgen
Elke gefinaliseerde factuur heeft een betaalstatus: open of betaald. Astro koppelt je facturen automatisch aan inkomende betalingen via je bankkoppeling. Komt er een betaling binnen die overeenkomt met een openstaande factuur, dan wordt die automatisch gematcht.
Werd je cash betaald of wil je de status manueel aanpassen? Dan kan je een factuur zelf als betaald markeren in het overzicht.
Standaardinstellingen
Onder Verkoop > Instellingen stel je eenmalig in wat op elke factuur terugkomt:
Sjabloon, kleur en logo
Standaard betaaltermijn
Factuurnummering
Algemene voorwaarden
Standaard e-mailtekst bij verzending
Dit scheelt je telkens opnieuw invullen.
Wat is een verkoopfactuur?
Een verkoopfactuur is een document dat je als ondernemer stuurt naar je klant voor geleverde goederen of diensten. Het verplicht je klant tot betaling en bevat alle wettelijk vereiste informatie.
Een correcte factuur bevat:
Factuurdatum en uniek factuurnummer
Jouw bedrijfsgegevens: naam, adres, btw-nummer en rekeningnummer
Klantgegevens: naam, adres en btw-nummer
Omschrijving van de geleverde goederen of diensten
Bedrag excl. btw, btw-tarief en totaal incl. btw
💡 Tip van je Astro accountant: Via het Astro platform wordt dit automatisch correct ingevuld. Je hoeft de wettelijke vermeldingen niet zelf te kennen.
Voordelen van factureren via Astro
✅ Je factuur voldoet automatisch aan alle wettelijke voorwaarden
✅ Snel opgesteld: van nul naar verstuurde factuur in enkele minuten
✅ Meteen versturen via e-mail, Peppol of PDF
✅ Gefinaliseerde facturen zitten automatisch in je boekhouding, je hoeft niets apart door te sturen
Veelgestelde vragen
Hoe maak ik een creditnota?
Ga naar Verkoop > Nieuwe factuur, vink Creditnota aan en vul in zoals een gewone factuur. Versturen doe je op dezelfde manier.
Ik heb een fout gemaakt — wat nu?
Factuur nog niet gefinaliseerd? Pas ze gewoon aan en finaliseer daarna.
Factuur al gefinaliseerd en verstuurd? Dan volg je dit stappenplan:
Stel een creditnota op en verstuur naar je klant
Maak een nieuwe, correcte factuur en verstuur naar je klant
💡 Tip: Kopieer de foutieve factuur om tijd te besparen. Zo staan alle gegevens al ingevuld en pas je enkel de fout aan.
Kan ik een factuur verwijderen?
Concepten kan je zelf verwijderen.
Gefinaliseerde facturen niet — die corrigeer je via een creditnota.