Als ondernemer kun je te maken krijgen met klanten die hun facturen niet op tijd betalen. Dit kan een impact hebben op je cashflow en bedrijfsvoering. Een manier om klanten te stimuleren tijdig te betalen, is het aanrekenen van nalatigheidsintresten. Maar hoe begin je eraan? In dit artikel leggen we uit hoe je nalatigheidsintresten correct berekent en aanrekent.
Wat zijn nalatigheidsintresten?
Nalatigheidsintresten of verwijlintresten zijn rentevergoedingen die je kunt aanrekenen aan klanten die hun facturen niet op tijd betalen. Dit is een manier om de schade te compenseren die je lijdt door de late betaling.
Wanneer mag je nalatigheidsintresten aanrekenen?
In een B2B-context mag je vanaf de eerste herinnering nalatigheidsintresten en aanmaningskosten aanrekenen. In een B2C-context moet je eerst een kosteloze herinnering sturen waarbij de klant 14 dagen krijgt om te betalen voordat je nalatigheidsintresten mag aanrekenen.
Hoe bereken je nalatigheidsintresten?
De nalatigheidsintresten kunnen per maand, per week of per dag worden aangerekend. Wanneer ze per maand worden aangerekend, is de intrest per maand verschuldigd vanaf de eerste dag volgend op de uiterste dag van betaling. Iedere begonnen maand wordt als een volledige maand gerekend.
Voorbeeldberekening aanrekening per maand:
Factuurbedrag: €10.000
Jaarlijks rentepercentage: 10%
Rente per maand: 10% / 12 = 0,8333%
Intrestbedrag per maand: €10.000 x 0,8333% = €83,33
Dit betekent dat je vanaf de eerste maand na de vervaldatum €83,33 aan nalatigheidsintresten kunt aanrekenen. Dit bedrag is 0,8333% van het factuurbedrag.
Wanneer nalatigheidsintresten per dag worden aangerekend, deel je het jaarlijkse rentepercentage door 365 en vermenigvuldig je dit met het aantal dagen dat de factuur vervallen is.
Voorbeeldberekening aanrekening per dag:
Factuurbedrag: €10.000
Jaarlijks rentepercentage: 10%
Rente per dag: 10% / 365 = 0,0274%
Intrestbedrag per dag: €10.000 x 0,0274% = €2,74
Stel dat de factuur 10 dagen te laat betaald wordt, dan reken je €2,74 x 10 = €27,40 aan nalatigheidsintresten. Dit bedrag is 0,274% van het factuurbedrag.
De forfaitaire vergoeding
Naast nalatigheidsintresten kun je ook een forfaitaire vergoeding aanrekenen. Deze vergoeding moet uitdrukkelijk bepaald worden in de verkoopvoorwaarden en het bedrag mag niet hoger zijn dan:
€20 als het verschuldigde saldo lager dan of gelijk is aan €150;
€30 vermeerderd met 10% van het verschuldigde bedrag op de schijf tussen €150,01 en €500 als het verschuldigde saldo tussen €150,01 en €500 is;
€65 vermeerderd met 5% van het verschuldigde bedrag op de schijf boven €500 met een maximum van €2.000 als het verschuldigde saldo hoger dan €500 is.
Voorbeeld: Bij een niet-betaald bedrag van €1.000 mag de schuldeiser maximaal €65 + 5% van €500, dus in totaal €90 aan forfaitaire vergoeding vragen. Deze forfaitaire vergoeding moet vermeld worden in je algemene voorwaarden.
💡 Astro tip: Zorg ervoor dat je algemene voorwaarden duidelijk vermelden dat je nalatigheidsintresten en forfaitaire vergoedingen in rekening brengt bij laattijdige betalingen. Dit voorkomt discussie met je klant.
Wat doe je best in de praktijk?
Heb je een klant die te laat betaalt dan neem je best volgende stappen:
Stuur een herinnering
Bereken de nalatigheidsinteresten
Communiceer duidelijk met de klant over het bedrag dat je bijkomend vraagt. Dat kan via een afzonderlijk document maar even goed via een duidelijk geschreven email.
💡 Je hoeft geen btw aan te rekenen op nalatigheidsinteresten. Dit zijn specifieke kosten en je hoeft dus geen factuur hiervoor op te stellen of btw te berekenen.
Voorbeeld email:
Subject: Herinnering Betaling Factuur [Factuurnummer] en Vordering Nalatigheidsinteresten
Geachte [Klantnaam],
Betreft: Herinnering betaling factuur [Factuurnummer] en vordering nalatigheidsinteresten
Wij willen u eraan herinneren dat de betalingstermijn voor onze factuur
[Factuurnummer] van [Factuurdatum] is verstreken. Het openstaande bedrag van [Factuurbedrag] is tot op heden niet ontvangen.
Wij begrijpen dat er soms omstandigheden kunnen zijn die vertraging veroorzaken, maar verzoeken u vriendelijk om de betaling zo spoedig mogelijk in orde te maken. Conform onze algemene voorwaarden zijn wij genoodzaakt om nalatigheidsinteresten te berekenen vanaf de vervaldatum van de factuur.
De nalatigheidsinteresten bedragen [Percentage]% per maand. Voor de huidige periode komt dit neer op een totaalbedrag van [Bedrag nalatigheidsinteresten] euro.
Wij verzoeken u vriendelijk om het totale bedrag van [Factuurbedrag + Bedrag nalatigheidsinteresten] euro zo spoedig mogelijk over te maken op ons rekeningnummer [Rekeningnummer], onder vermelding van het factuurnummer.
Mocht u de betaling inmiddels hebben verricht, dan kunt u deze herinnering als niet verzonden beschouwen. Indien er vragen of onduidelijkheden zijn, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen. Wij staan u graag te woord om eventuele problemen op te lossen.
Bij voorbaat dank voor uw medewerking.
Met vriendelijke groet,
[Uw Naam]
[Uw Bedrijfsnaam]
[Uw Contactgegevens]
Bijlage: kopie van factuur [Factuurnummer]
Conclusie
Het correct aanrekenen van nalatigheidsintresten en forfaitaire vergoedingen kan je helpen om tijdige betalingen te bevorderen en de impact van late betalingen te verminderen. Zorg ervoor dat je altijd duidelijk communiceert met je klanten en je algemene voorwaarden goed formuleert om misverstanden te voorkomen.